【メール例文3選】大学職員へのOBOG訪問の探し方・流れ・マナーを解説

大学職員を目指しての就活や転職活動では、OB・OG訪問をすることが効果的です。大学職員の業務内容はまだまだインターネット上に情報が少ないため、OB・OG訪問を通じて大学の公式ホームページには書かれていない情報を知ることができます。

大学職員の志望動機で悩んだり、仕事のイメージがつかめない時にはOB・OG訪問をして先輩職員の話を聞いてみましょう。一方で、現役の大学職員にOB・OG訪問をすることは非常に難しいと言われています。

なぜなら、大学職員の人数が少ないだけでなく、就活解禁の時期に合わせて一部の大学職員にOB・OG訪問の申込みが殺到するからです。大学職員にOB・OG訪問するためには大学職員の探し方・訪問の流れ・メールマナーを理解して貴重なチャンスを逃さないように準備しておきましょう。

当記事ライターの現役大学職員トキはこれまでに100名以上からOB訪問・オンライン相談を受けてきましたが、丁寧なメールを送ってくれる方ほど、実際の訪問を受けた際の印象が良い傾向にあります。

この記事では、場面に合わせたメール例文を利用して大学職員へのOB・OG訪問を成功させるための方法を解説します。この記事を読むとOB・OG訪問の申込みで断られにくく、好印象を受けるための方法がわかります。

結論、大学職員へのOB・OG訪問では相手の置かれている状況を想像して先手を打つことが大切です。ぜひ、テンプレを活用してOB・OG訪問を成功させてください。

大学職員へのOB・OG訪問で使えるメール例文3選（テンプレ）

OB・OG訪問する際のメール例文は次のとおりです。訪問の申込み、承諾後の連絡、訪問後のお礼など、さまざまな場面に応じて参考にしてください。

大学職員にOB・OG訪問を申し込む方法３選

OB・OG訪問とは、自分が就職したい大学で働く大学職員を訪ねて大学業界のことや、勤務先大学の雰囲気、働き方などについて質問する機会のことです。

民間企業への就職・転職ではよく行われているOB・OG訪問ですが、大学職員に就職・転職する場合も同じように行いましょう。

新卒の採用活動に積極的な企業では、社員訪問などの機会を採用担当の人事部が準備しているケースもありますが、大学職員に就職する場合は就活生・転職活動中の方が自分でOB・OG職員を探して、訪問のアポを取る必要があります。

OB・OG訪問する大学職員に訪問アポイントを取る方法

OB・OG訪問を先輩の大学職員に申し込むためには、大学職員と連絡をとる必要があります。気になる大学職員の探し方は次の３つです。

 友人や先輩に大学職員を紹介してもらう方法

友人や先輩といった人伝いの紹介であれば、訪問相手のOB・OGにも共通の知り合いを通じて事前に話が行くのであなたが訪問のお願いした際に断られることなく、スムーズに訪問の申し込みをすることができます。

「知り合いに大学職員がいる」ケースは稀ですが、もし近くに紹介してもらえる大学職員がいるならラッキーです。

 キャリアセンターのOB・OG名簿で大学職員を探す方法

大学の就職支援課やキャリアセンターでは卒業生の進路調査を行っており、事前に同意した卒業生たちの就職先と連絡先を「OB・OG名簿」として一覧で掲載している大学があります。母校だけでなく、他大学に就職した先輩の情報も探しながら訪問できる大学職員を探しましょう。

ただし、「OB・OG名簿」はリストに掲載されている卒業生の情報が少なかったり、卒業以降は一度も更新がされていないなど、希望する大学の就職実績が掲載されていないことがあります。

 OB・OG訪問の就活支援サービスを活用する方法

大学職員を紹介してくれる友人がいなかったり、キャリアセンターに希望するOB・OGの情報がない場合は民間企業が運営する「OB・OG訪問サービス」の利用がおすすめです。就活生とOB・OG訪問を受けてくれる社会人をマッチングさせるサービスで事前にチャット等でやり取りすることが可能です。「知らない相手と会うのが怖い」場合はオンラインでの訪問を申し込みましょう。

OB・OG訪問できる就活サービスを活用しよう！

代表的なOB・OG訪問サービスにはマッチャーやビズリーチキャンパス、OBトークなどがあり無料で現役の社会人にOB・OG訪問を申し込むことができます。OB・OG訪問サービスに登録している社会人は毎日更新されるので気になる大学の職員がいるか探してみましょう。

大学職員にOB・OG訪問する時のマナー

大学職員にOB・OG訪問する際には社会人としてのマナーを意識することであなたの印象もグッとアップします。OB・OG訪問を受けてくれる相手の社会人は自身の貴重な時間を使って対応してくれています。

たとえOB・OG訪問であっても先輩職員からは「この人と一緒に働きたいかな？」という視点で見られています。本記事ライターの現役大学職員トキもこれまで100名以上の学生・社会人からOB訪問やオンライン相談を受けてきましたが、マナーを押さえた方は非常に好印象です。

• 初めて社会人の方と話をする…
• 社会人マナーにあまり自信がない…

という方でも、押さえるべきポイントを理解して準備をしてからOB・OG訪問に臨めば大丈夫です。最初から完璧を求めずに合格点を取るつもりでOB・OG訪問に挑戦しましょう。

OB・OG訪問メールを送る際に書くべき内容

OB・OG訪問を申込む先輩の大学職員は毎日、大量のメールをチェックしています。そのため就活生が送る「OB・OG訪問メール」についてもビジネスメールの形式で送ることで、すぐに趣旨を理解してもらうことができます。

ビジネスメールは慣れてくるとすぐにメール本文を作成することができますが、社会人経験の浅い就活生にとって最初は難しく感じるでしょう。

近年はSNSの発達によりLINE・Twitter・インスタグラムなどのDM（ダイレクトメッセージ）機能を用いて友人とやり取りする機会が増えておりメールを送る機会が大きく減少しています。

練習すれば立派なメールを送れるようになるので、慣れるまでは頑張ってメール文章を作ってみましょう。就活生がOB・OG訪問メールを送る際に気をつけるポイントは次のとおりです。

メールを送る際は「宛名」「差出人」「題名」をしっかりと記載しましょう。LINEやDM（ダイレクトメッセージ）では、特定のアカウントからの連絡だけを表示することができるため、宛先・差出人を書くことはありません。しかし、メールの場合は「誰から、どんな内容なのか」を分かりやすく記載する必要があります。

毎日、100通以上の大量のメールを受信する社会人に対して、本文だけが書かれたメールを送ることは避けましょう。以下のようなメールの送り方はダメな事例です。

「それでは、３日にお願いしたいです。場所はどうしましょう…」

OB・OG訪問を希望している就活生とだけメールのやり取りをしていれば問題ありませんが、社会人の先輩職員はあなた以外に何十人もの人々とメールでやり取りをしています。

メールを受信した社会人が「誰が送ってきた、なんの要件だろう？」と理解するまでになるべく時間がかからないメールを送ることを心がけてください。

読むのに時間のかかるメールを送ってしまうと、返信を後回しにされたり、ほかのメールに埋もれたりして、返信が届くまでに時間がかかるだけでなくメールを見落とす原因になります。

OB・OG訪問を受けてくれる大学職員の場合は承諾の返信メールが返ってきます。何通かメールのやり取りをする場合はメールの返信回数が多くなり、件名が「Re:Re:Re:Re:Re:…」となりすぎないように気をつけましょう。

何通もメールのやり取りをして件名が見えなくなってしまった場合は、件名を書き直して「何の要件なのか」を一目でわかるようにしましょう。

OB・OG訪問後すぐに別の紹介を依頼するのはNG

「なるべくたくさんの大学職員に会って話を聞いてみたい」という気持ちは良くわかります。ですが、OB・OG訪問した大学職員の話を1度で完璧に理解できたといえるでしょうか。

大学職員は総合職としてさまざまな部署で業務を行い、なかには特殊な仕事もあるため話の内容を整理するためにはある程度の時間が必要になるでしょう。

もし、ほかの大学職員を紹介してほしいとお願いするのであれば、「○○について詳しく知りたいから他部署の方を紹介いただけないか」というように訪問の目的意識をしっかりと伝えることが大切です。

OB・OG訪問を受けてくれた先輩に対して、その場ですぐに「別の人を紹介してほしい」というのは避けましょう。

「本日の訪問ありがとうございました。では、次にほかの部署の先輩を紹介してもらえませんか？」

• あなたでは満足できなかった
• もっと役に立つ話が聞きたい
• とにかくOB・OG訪問をたくさんしたい

OB・OG訪問が終わってすぐに次の紹介を依頼するというのはこれらのメッセージを先輩職員に伝えることになります。OB・OG訪問は「業務理解」を目的とした手段の一つです。

就活や転職活動で視野が狭くなると、「OB・OG訪問」が手段ではなく目的になってしまう方がいます。スタンプラリーのようなOB・OG訪問は自分だけでなく、相手の時間を奪ってしまうことに繋がるので十分に注意しましょう。

ほかの部署で働く大学職員を紹介してほしい場合は、自分の中で今回の話の内容を整理して「○○について、自分の理解がとてもよくできました。一方でこの部分について、新たな興味やどうしても理解が及ばない部分があるので△△関連の職場で勤務する職員の方を紹介してほしい」とお願いしてみましょう。

OB・OG訪問を受けてくれた先輩職員も他の職員を紹介する場合は「○○さんの紹介」というかたちで就活生や転職活動中の方を他の大学職員に繋げることになります。

次の紹介に繋げてもらうためにも真面目に誠実にOB・OG訪問に臨みましょう。

大学職員へのOB・OG訪問が難しい理由は「一部に殺到するから」

「大学職員へのOB・OG訪問は相手を見つけることが難しい」といわれる原因は多くの就活生が一斉にOB・OG訪問を開始するため、数少ない大学職員にOB・OG訪問の依頼が殺到するからです。

日本の新卒採用は毎年3月に就活が解禁されてプレエントリーが始まり、6月に面接が実施される一括採用モデルを採用しています。大学業界も同じように民間企業の採用スケジュールに合わせて採用活動を行っています。

多くの大学生が就職活動を開始する12月から2月にかけて、大学職員は数多くの就活生からOB・OG訪問を申し込まれることになります。しかし、大学職員にとって12月から4月にかけては年度末・年度初めの準備と重なる繁忙期です。

一方で、OB・OG訪問の依頼が殺到する12月から2月以外の時期であれば、ライバルである他の就活生からの訪問依頼も少なく、簡単にOB・OG訪問のアポイントを取ることができます。就職活動を学部3年生の夏から開始するなど少し時期を工夫してOB・OG訪問を申し込んでみましょう。

12月～2月は訪問依頼が殺到 　5月～11月は依頼が少ないのでチャンス 

OB・OG訪問で大学職員から好印象を受けるための方法

OB・OG訪問を受け付けている大学職員には口コミや紹介などで毎年、多くの就活生から訪問の依頼が届きます。就活生にとっては初めてのOB・OG訪問でも、先輩職員にとっては「あなたが50人目の就活生」というケースも珍しくありません。

当記事ライターの現役大学職員トキはこれまでに100名以上の就活生や転職活動中の方からOB訪問・オンライン訪問を受けていますが「この人と一緒に働きたいと思えるか？」という視点を持ちながら訪問を受けています。

OB・OG訪問が選考活動に直結しない場合でも、大学職員から好印象を受けることができれば、他の先輩職員を紹介してもらえたり、志望動機の添削をしてもらえたりと力を借りられるチャンスにつながるかもしれません。

OB・OG訪問で先輩職員から好印象をもたれるためには、相手の状況を想像してやり取りすることが大切です。

これからあなたがOB・OG訪問を申し込む相手はどんな状況でしょうか？中堅・若手の大学職員であれば、働き盛りのため、毎日たくさんの業務を行っています。管理職などのベテラン職員の場合は、1日の中でいくつもの会議に参加しているかもしれません。

あなたが「OB・OG訪問を申し込みたい！」と思うような優秀な大学職員はいろんな業務を任されて忙しい状況です。その中で、OB・OG訪問のために時間をつくってもらうために、就活生は自分でできることを工夫する必要があります。

OB・OG訪問のために就活生がやるべきことは次の3つです。

OB・OG訪問前に質問したい内容を伝えよう！

OB・OG訪問をする場合、事前に準備するのは就活生だけではありません。訪問を受ける先輩職員も「明確に回答してあげたい」と事前に準備をしています。主観だけで質問に回答するのではなく、就活生が今後の就職活動で役立てられそうな資料や情報を準備します。

あなたがOG・OG訪問で質問したいと考えている内容について、質問の項目や内容を事前にメールで連絡しておきましょう。

• 大学業界の○○が理解できずに苦労している
• 就活を進めるためのコツが知りたい
• △△さんの経験談を聞きたい

事前に質問したい内容がわかるだけでOB・OG訪問を受ける先輩職員はとても準備がしやすくなります。せっかくお互いに貴重な時間を使って訪問するので有意義な時間にするために事前の準備はしっかりと行いましょう。

質問の内容によって就活生の志望度や大学業界への理解度がわかります。以下の記事では現役の大学職員がおすすめする質問40選とダメな質問3選を紹介しているのでチェックしておきましょう。

訪問後に送るお礼メールには自分の意見を添えよう！

就活ナビサイトや就活セミナーでは「OB・OG訪問の後はお礼メールをしましょう」と紹介されています。しかし、多くの就活生が「お礼メールを送る理由」を考えずにただメールを送って終わりになってしまいます。

OB・OG訪問を受けた先輩職員は「今回の訪問でどれだけ就活生が内容を理解してくれたのかな？」ということが気になっています。就活生がお礼メールを送る理由として、時間をつくってくれたOB・OGへのお礼の意味だけでなく、自分がどのように理解することができて、考え方がまとまったのかを伝えることが大切です。

コピー＆ペーストしたお礼メールは絶対にやめましょう。

「大学が好き」という志望動機がダメな理由

大学にとって卒業生が愛校心を抱くことは嬉しいことですが、大学職員の採用面接では「ファンの獲得」ではなく、総合職として活躍する人材を求めています。

多くの就活生が大学職員の志望理由として以下のような「大学のファン」としての理由を考えてしまいます。

• 母校に恩返しがしたい
• 貴学の建学の精神に感銘を受けた
• 貴学が好きだから

OB・OG訪問をする際にあなたが大学職員を志望している理由を先輩職員は知りたがっています。なぜなら、就活生が志望する理由を知ることで適切なアドバイスや今後、取り組むべき課題が見えてくるからです。

大学職員になるためには大学のファンではなく、価値を創造して提供する側に立った視点を持つ必要があります。自分は大学職員になってどのような取り組みを通じて活躍したいのか考えてみましょう。

OB・OG訪問のメリットとデメリット

OB・OG訪問は就職・転職活動において、必ずしなければいけないというルールはありません。それなのにどうして多くの就活生や転職活動中の方はOB・OG訪問をするのでしょうか。

OB・OG訪問をすることについて、メリットとデメリットを整理しておきましょう。

大学職員になるために志望動機を考える場合、多くの方が大学の公式ホームページを参考にして情報を集めます。ところが大学が掲げている中長期事業計画などは直近のことや現状についての解説ではなく、少し先の話を中心に書かれているため、抽象的になりやすく大学業界が未経験の方にとっては分かりにくい部分が多くあります。

OB・OG訪問をすることで「中長期事業計画に掲載されている○○について実際の業務で体感することを教えてほしい」などと質問しながら内容を分かりやすく大学職員の実体験に基づいて教えてもらうことができます。

大学職員の志望動機がうまく書けずに悩んでいる方は、ひとりで考え込むのではなく実際にOB・OG訪問を申し込んでみましょう。自分だけでは言語化できなかった部分を明確にするヒントが得られるかもしれません。

大学職員にOB・OG訪問することのデメリットは訪問相手を探すまでに時間がかかったり、交通費がかかるということです。あなた自身の選考状況や対策状況を振り返り「今の自分にはデメリットよりもメリットの方がある！」と思えばOB・OG訪問を行うタイミングなのかもしれません。

まとめ

大学職員にOB・OG訪問するために、大切なことは社会人としてのマナーを意識して訪問することです。メールの送り方を間違えるとメールが見てもらえなかったり、見落とされてしまったりと結果的にあなた自身が損することになります。

ビジネスメールの文面や送り方が分からない場合は、お手本になるメール文章を探してマネしてみましょう。慣れればすぐに書くことができるビジネスメールも最初は「どう書けばいいか分からない…」と悩んでしまいます。

最初のうちは以下のテンプレを活用しながらチャレンジしてください。

• OB・OG訪問の依頼メール例文≫≫
• 訪問が決まった後に送るメール例文≫≫
• OB・OG訪問後のお礼メール例文≫≫

大学職員へのOB・OG訪問で意識するポイントは次のとおりです。

初めてのOB・OG訪問は緊張するものですが、迷って悩んでいるよりもずっと得るものが多いです。まずは勇気を出してOB・OG訪問を申し込んでみましょう。

大学職員へのOB・OG訪問で大変なことは訪問する先輩職員を探すことです。友人や先輩から紹介してもらえない場合でも現在はインターネットやSNSが普及しているので大学職員の知り合いがいない状況からでも探すことができます。

特に最近はOB・OG訪問のためのサービスも充実しているので積極的に活用してみましょう。

大学職員の探し方や出会う方法については、以下の記事でも詳しく解説しています。

OB・OG訪問は大学職員の内定を獲得するという目標のために行う手段の一つです。業務や大学についての理解を深めるためにOB・OG訪問の機会を活用しましょう。

当記事ライターの現役大学職員も毎年、OB・OG訪問を受け付けています。

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