【完全攻略】大学職員にOBOG訪問する流れを探し方・メール例文つきで解説

OB・OG訪問をするために就活生が苦労するのは「OB・OG訪問の相手探し」です。その中でも大学職員にOB・OG訪問する場合は難易度が高くなります。

なぜなら、大学職員の採用人数は少なく、社会人の中で大学職員を探すこと自体が困難だからです。

当記事ライターの現役大学職員トキはこれまでに５０名以上の就活生や転職希望者からOB訪問を受けてきましたが、OB・OG訪問相手である大学職員を探すのが難しい一方で、探し方を知らない就活生が多いことも事実だと感じています。

この記事を読むと「OB・OG訪問するための大学職員の探し方」がわかります。加えて、訪問するための手順に沿ってやってはいけないNG行為や事前に準備することなどについて紹介しています。

難しいといわれる大学職員のOB・OG訪問を行うことで周囲の就活生が持っていない大学職員のリアルな声を聞くことができて、結果、周囲と差別化を図ることができます。大学職員をめざすならOB・OG訪問は必ず取り組みたいステップなので対策をして行動してみましょう。

大学職員のOB・OGを探す方法

大学職員にOB・OG訪問するためには、訪問を受けてくれる大学職員を探す必要があります。しかし、大学職員は毎年の採用人数が少ないため周囲に大学職員として働く知り合いがいないこともたくさんあります。

大学職員のOB・OG訪問相手を見つけるための方法は主につぎの3つがあります。本気で大学職員になりたいのであれば可能な方法はすべて試してOB・OG訪問相手を探しましょう。

OB・OG訪問するならキャリアセンターに相談しよう！

大学職員にOB・OG訪問するなら在籍している大学の職員から話を聞く方法があります。「自分の大学の職員から話を聞きたい」と思ったらまずはキャリアセンターや就職支援課に相談にいきましょう。

大学のャリアセンターで働く人々は専任職員（総合職）といわれる大学職員のほかにも外部の人材派遣会社からキャリアコンサルタントを招いて学生のキャリア相談に乗ってるケースがあります。

大学によっては、就職した業界・職種ごとにOB・OGの連絡先をまとめた「OB・OGリスト」を管理しています。データベースを検索して自分が就職したい大学の職員になった先輩がいないか探してみましょう。

ただし、キャリアセンターが管理するOB・OGリストは在学生への情報開示に許諾した卒業生のみの情報に限定され、卒業後の転職等でキャリア変更があった場合は反映されないことがあります。そのため、直近３年以内の卒業生しか有効な情報がないなどのケースがあるので注意しましょう。

• 在学生に就職先を開示しない卒業生もいる
• 転職情報などを大学側で把握できない

在籍する大学で話を聞いてみたい部署があれば、そこで働く大学職員を紹介してもらえるかもしれません。OB・OG訪問をするならまずはキャリアセンターに行きましょう。

SNSで大学職員を探してOB・OG訪問してみよう！

大学職員に限らずSNSを利用する社会人は数多く存在します。「放送研究と調査」（2019年3月）の調査によると16歳から69歳の人口のうち、約70％もの人々がSNSを利用していると回答しました。年齢別には以下のような使用状況となります。

• 16歳～19歳：97％がSNSを利用
• 20代：94％がSNSを利用
• 30代：90％がSNSを利用
• 40代：81％がSNSを利用

最近は学生時代にSNSが登場して、社会人になっても利用を継続している人も多く、大学職員の中にもプライベートでSNSを楽しむ人が多く存在します。当記事ライターの現役大学職員トキもTwitterなどのSNSを通じて大学職員の日常を発信しています。

大学職員は大変なことも多いですが、年度単位で仕事が完結するので他業種にはない経験ができます。
「ラクな事務」というイメージで選考を受けることはおすすめしないけど、やる気があって自立したい就活生にはぜひチェックしてほしい。#24卒#公務員志望 #大学職員 pic.twitter.com/ljwOpCf437

— 大学職員トキ (@toki_daigaku) February 5, 2023

身近に大学職員の知り合いがいないという問題もSNSを使って探すことですぐに見つけることができます。これまでは関東在住、関西在住など物理的に会うことができなかった大学職員にもSNSを利用すれば簡単にOB・OG訪問をすることができます。

ただし、SNSの利用目的は人によってさまざまです。この記事に書かれた内容を含めて、インターネットやSNSの情報をすべてを鵜吞みにするのではなく「こんな考え方もあるのか」と参考にする程度の適切な距離感を保ちましょう！

SNSを利用するならトラブル防止で対面ではなくオンライン訪問がおすすめ

「SNSを利用して知らない人に連絡するのは不安だ」という方は当記事ライターの現役大学職員トキもオンライン相談（無料）を受け付けています。オンライン相談を申し込んでくれた方からいただいた利用者の声を公開しているので参考にしてください。

現代の就活生にとってSNSやオンライン環境を活用することは希望の就職ができるかどうかに直結します。大学職員になると必ず求められるスキルなので今のうちからSNSやオンライン会議システムなどに挑戦してみましょう。

＼ 公式LINEから申し込みできます ／

企業が運営するOB・OG訪問サービスを利用しよう

OB・OG訪問をしたいけど、周囲に訪問したい社会人が見つからないという問題は毎年、多くの就活生が抱えています。そこでOB・OG訪問を手助けしてくれるサービスを運営している民間企業も存在しており、活用することでOB・OG訪問をする相手がみつかることがあります。

就活生がよく利用するOB・OGマッチングサービスにはいくつかの種類がありますが、主なサービスは次の3つです。

OB・OG訪問を手助けしてくれるサービスを利用するメリットとしては、サービスに登録している社会人がOB・OG訪問を申し込まれることを前提にしているため、OB・OG訪問を依頼するまでが早い点にあります。

多くの社会人がzoomなどのオンライン会議システムを利用してOB・OG訪問の対応をしてくれるので、積極的に活用することで就活のきっかけや志望動機を明確にすることができます。

大学職員にOB・OG訪問する方法はたくさんあります。「これさえやっておけばよい」という方法はなくどの方法にもメリットやデメリットがあります。

さらに詳しい大学職員へのOB・OG訪問のやり方については以下の記事で紹介しているので参考にしてください。

OB・OG訪問のアポ取り方法とメールの送り方

OB・OG訪問の依頼をするためには、まずは事前に連絡してアポイントメントをとりましょう。社会人として働く大学職員は毎日メールを確認するため連絡方法はメールを利用することが望ましいです。

事前訪問や電話で直接、依頼する方が丁寧ですが、訪問や電話は相手の時間を奪ってしまいます。また、メールであればOB・OGを申し込む大学職員の都合がいいときに閲覧することができ、要点を簡潔にまとめることができます。

ビジネスマナーを意識してまずはメールでアポイントメントをとってみましょう。

近年ではSNSの利用者が増加したことで、LINEやDM（ダイレクトメッセージ）でやり取りする機会が多くなりましたが、メールの場合は以下に気をつけましょう。特にビジネスメールに慣れていない就活生は相手にとって分かりやすいメールになっているかを確認してから送りましょう。

これまでビジネスメールをあまり書いたことがない方やどのように書いたらいいかわからない方はお手本になるメール文章をまねて書いてみることが最初の一歩です。

現役大学職員が書いた依頼メール文を参考にすることで要点がまとまったビジネスメールを作成することができるので利用してください。

大学職員にOB・OG訪問するときのマナー

OB・OG訪問をするときに就活生が気づかずにやってしまうNG行為があります。OB・OG訪問でのマナーを意識して悪い評価を受けないように気をつけましょう。

よくあるOB・OG訪問でのNG行為として、OB・OG訪問が終わった直後に「別の先輩を紹介してほしい！」とお願いする事例があります。就活生にとって初めて聞く大学職員の業務内容を１回ですべてを理解することは非常に難しいと思います。

目の前にいるOB・OG訪問させてもらった先輩の話を十分に理解して落とし込む前に「次の紹介」を依頼されたら相手はどう思うか冷静に考えましょう。

スタンプラリーのようなOB・OG訪問は辞めよう！

OB・OG訪問は大学職員の仕事内容を理解したり、自分の志望理由を考える上でヒントを得るための手段です。OB・OG訪問をすること自体が目的になっている場合は、残念ながら本来やるべきことを見失っています。

自分は何のためにOB・OG訪問をしたいのかを明確にしてムダな時間を過ごさないように気をつけましょう。

OB・OG訪問で大学職員に質問すること【例文付き】

大学職員にOB・OG訪問することが決まったら、次はどのような質問をするか考えましょう。質問をする上で大切なことはOB・OG訪問をする目的を明確にしておくことです。以下の目的の中で当てはまるものを選択しましょう。

大学職員に相談する目的が決まれば質問すべき内容もおのずと決まってきます。自分が求める答えを大学職員から聞くためにはどんな質問をしたらよいかイメージしながら考えましょう。目的に応じた質問例は以下のとおりです。

大学職員の仕事をよく知るための質問

質問．現在の担当業務を教えてください！

質問．１日の業務スケジュールはどんな感じですか？

大学職員の採用人数は少なく、インターネット上の口コミサイトなどでもあまり情報がありません。OB・OG訪問を通じて現役の大学職員からリアルな仕事内容を聞くことで他の就活生や転職活動中の方と差別化を図ることができます。

面接でも「実際に大学で働く大学職員から△△という話を聞いて」とあなたの主張や動機の根拠として利用することができます。OB・OG訪問では大学職員の仕事を理解する目的をもって質問してみましょう。

大学職員の志望動機を考えるための質問

質問．大学職員を志望した理由を教えてください！

質問．大学職員として活躍している人の共通点を教えてください！

大学職員の仕事は教育に関すること、研究に関すること、補助金関係や人事や総務など幅広い業務を行っているため志望動機を言語化するのが難しいです。実際に大学職員として働くOB・OGがどのような志望動機を持っていたのかを聞くことで今までになかった視点や考え方を得ましょう。

自分がやりたいことや理想とする環境が大学の職場で実現できるか確認するための質問をしてみましょう。大学職員が仕事をする上でやりがいを感じたり、いきいきとするポイントを聞くこともあなたの志望動機を明確なものにする手助けとなります。

大学業界について知るための質問

質問．他大学を分析するときに使う方法を教えてください！
質問．大学業界の将来性についてどのように考えますか？

大学業界について知るためには大学ごとに分析する必要があります。現役の大学職員に大学の分析に関する質問をすることで、入試業務を担当する大学職員なら各大学の受験者数や入学者数の推移、研究支援を担当する大学職員なら科研費（※１）の獲得総額・件数などそれぞれの観点による分析や見解を聞くことができます。大学をみる観点が変われば見え方もさまざまなので自分とは異なる見方を教えてもらいましょう。（※１）科研費とは科学研究費助成事業の略で文部科学省が助成する学術研究のための競争的研究資金のこと。（出典：文部科学省）

以下の記事では６つの目的に応じて合計40個の質問項目を紹介しています。大学職員へのOB・OG訪問を有意義なものにするためには的確な質問をして自分が求める内容を大学職員から聞きましょう。OB・OG訪問で聞いてはいけない質問３選についても紹介しているので気をつけてください。

OB・OG訪問を成功させるコツは事前に質問内容を共有すること

せっかく苦労してアポイントメントを取ったOB・OG訪問を成功させるためには、「訪問前に聞きたいことをメール」して質問事項を共有しておくことが重要です。

事前に質問内容を伝えておくことで、OB・OG訪問を受ける先輩も回答を準備してくれるので、あなたが聞きたい内容について的確な回答を受けることができます。

OB・OGへの事前メールで気をつけるべきポイントは以下の記事で詳しく紹介しています。

• 訪問の依頼メール例文
• OB・OG訪問で質問したいこと
• OB・OG訪問で質問してはいけないこと

志願者、OB・OGの両者によって貴重な時間を使うOB・OG訪問を少しでも有意義なものにするために事前の準備は徹底的にやることを心がけましょう。

大学職員にOB・OG訪問する様子を公開

大学職員にOB・OG訪問したいけど、時間がなかったり、見つからなかったりなどの理由で訪問できないこともあります。また、どのような話を聞くことができるのか不安に感じる方もいると思います。

以下では、各部署で働く大学職員にOB・OG訪問する様子をについて記載してあるのでOB・OG訪問のイメージを掴むことができます。大学職員の仕事の話を聞く際は、以下の点を意識しながら聞いてみましょう。

教務課で働く大学職員の仕事内容

学生が日常の手続きや履修の相談などで訪れる教務課ですが、主な仕事は次の３つです。

大学では学生ひとりひとりに学籍情報というものが存在していて、全学生分の情報が管理されています。進級や休学など、すべての学籍異動を大学が管理しており、その管理は教務課の大切な仕事のひとつです。

学籍情報の管理は卒業や退学、在学可能年数の把握のために必要で証明書の発行時の根拠情報として利用されます。

このほかにも、授業運営に関するサポート、科目履修の管理、成績の管理なども教務課の仕事です。授業運営にあたっては教員からの相談を受けたり、授業教室変更や履修者人数の管理などを行っています。

これらの仕事は教務課で行う業務のほんの一部です。教務課で働く大学職員の仕事内容について、詳しい内容は以下の記事でまとめているので参考にしてください。

キャリアセンターで働く大学職員の仕事内容

学生の就職活動支援や民間企業の採用担当者と交流を行うキャリアセンターの主な仕事は次の３つです。

大学にとって卒業生の進路や就職先は重要なデータです。キャリアセンターでは就活生が臨んだキャリアに進学できるようさまざまな講座などを開設してサポートしています。

さらに学生の就活動向などを民間企業や公官庁の採用担当者と打ち合わせを行い情報交換することも日常的に行われています。就活生に対してエントリーシートの添削や模擬面接などを行うこともあり、学生のキャリア全般に関わる業務を幅広く行っています。

キャリアセンターは大学にある部署のなかでも非常に外部の方との打ち合わせや交流が多い部署です。さらに詳しいキャリアセンターで働くやりがいや苦労については以下の記事で詳しくまとめているので参考にしてください。

奨学金支援課で働く大学職員の仕事

学生が受給する奨学金に関する業務を行っている奨学金支援課の主な仕事は次の３つです。

奨学金支援課が取り扱う奨学金は主に２つの種類があります。奨学金に関する理解を深めるためにまずは「給付型」「貸与型」を意識しましょう。

給付型奨学金

一定の条件を満たすと受給され、返済不要の奨学金

貸与型奨学金

返済が必要な奨学金で無利子のタイプと有利子のタイプに分かれる

奨学金支援課では、経済的に困窮した学生の相談に応じたり、学生への奨学金を取り扱う独立行政法人日本学生支援機構（JASSO）とのやり取りなどを行います。

奨学金の給付や案内について、学生だけでなく各学部や教務課との連携が欠かせません。

奨学金支援課では、このほかにも特定の対象・目的のために受給される冠（かんむり）奨学金の取り扱いや新たな奨学金制度の検討などを行います。奨学金支援課のやりがいや取り組みについては、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

まとめ

大学職員にOB・OG訪問するためのステップは次のとおりです。OB・OG訪問をするために大きなハードルになるのが訪問相手を探すことです。

周囲に訪問できる大学職員がいない場合でもあきらめずに探してみましょう。

大学職員へのOB・OG訪問が難しいと感じる場合、他の就活生も同じように悩んでいます。困難な取り組みだからこそ、OB・OG訪問をすることができれば周囲と差がつき、差別化することができます。以下の方法で大学職員を探してみましょう。

「どうしても周りにOB・OG訪問できる大学職員がいない…」という場合は当記事ライターの大学職員トキもオンラインで相談（無料）を受け付けているので活用してください。大学職員の経験を踏まえた話に加えて、これまでに５０名以上の就活生や転職希望者から相談を受けた実績を交えながらお応えします。